Votre première connexion pas à pas — de A à Z
Vous avez reçu par email vos identifiants de connexion (adresse du site + login + mot de passe temporaire).
Rendez-vous sur l'adresse communiquée par email (exemple : votre-societe.keydy.be). Utilisez de préférence Google Chrome ou Microsoft Edge pour une compatibilité optimale.
Entrez votre adresse email et le mot de passe temporaire reçu par email. Cliquez sur « Connexion ».
Lors de la première connexion, le système vous demande de choisir un nouveau mot de passe. Choisissez un mot de passe fort (minimum 8 caractères, avec majuscule, chiffre et caractère spécial).
Vous arrivez sur le tableau de bord. Le menu principal se trouve à gauche : Clients, Devis, Factures, Planning, Interventions, etc. Prenez quelques minutes pour explorer les différentes sections.
Avant de commencer à travailler, configurez les informations de base de votre société.
Cliquez sur dans le menu latéral.
Complétez : nom de la société, adresse, n° TVA, n° BCE, téléphone, email. Ces informations apparaîtront sur tous vos documents (devis, factures, attestations).
Cliquez sur « Modifier le logo » et uploadez votre logo au format PNG (fond transparent recommandé). Le logo sera affiché sur les devis, factures, bons de travail et le portail client.
Renseignez votre IBAN et BIC. Ces informations seront imprimées sur vos factures avec la communication structurée.
Configurez le préfixe de facture (ex: FA2026-), le préfixe de devis (ex: DE2026-), les conditions de paiement par défaut et les mentions légales en bas de document.
Les articles sont les produits et services que vous facturez (pièces, main d'oeuvre, forfaits…).
Cliquez sur .
Si vous avez un catalogue existant, cliquez sur « Importer ». Préparez un fichier Excel avec les colonnes : Référence, Libellé, Prix d'achat HTVA, Prix de vente HTVA, Taux TVA, Catégorie. Le système associe automatiquement les colonnes.
Pour ajouter un article à la main, cliquez sur « + Nouvel article ». Renseignez la référence, le libellé, les prix et le taux TVA.
Les zones permettent de facturer automatiquement les frais de déplacement en fonction du code postal du client.
Allez dans . Créez vos zones en indiquant : nom de la zone, codes postaux couverts et forfait de déplacement en euros HTVA.
Définissez une zone par défaut pour les clients dont le code postal n'est couvert par aucune zone. Le montant sera automatiquement ajouté lors de la facturation d'une intervention.
Allez dans . Préparez un fichier Excel avec les colonnes : Nom, Prénom (ou Société), Adresse, Code postal, Ville, Téléphone, Email, N° TVA. Glissez le fichier dans la zone d'import.
Le système affiche un aperçu avant import. Vérifiez que les colonnes sont bien associées et que les données semblent correctes. Cliquez sur « Importer » pour valider.
Pour les clients ayant plusieurs adresses d'intervention, ouvrez la fiche du client et ajoutez des sites supplémentaires (adresse du chantier, résidence secondaire, etc.).
Allez dans et procédez de la même manière. Les colonnes utiles sont : Nom, Adresse, Téléphone, Email, N° TVA, Contact.
Cliquez sur .
Cliquez sur « + Nouvel utilisateur ». Renseignez : nom, prénom, email, rôle (Administrateur, Bureau ou Technicien). Un mot de passe temporaire sera envoyé par email.
Administrateur : accès complet (paramètres, utilisateurs, tous les modules).
Bureau : accès aux clients, devis, factures, planning — sans les paramètres système.
Technicien : accès limité au planning, interventions et KeydyApp mobile.
Pour chaque technicien, renseignez : couleur de planning (pour le différencier visuellement), compétences (chauffage, sanitaire, etc.) et si il a accès à l'app mobile KeydyApp.
Testez le processus complet avec un premier devis pour vous familiariser.
Cliquez sur . Sélectionnez un client dans la liste (ou créez-en un nouveau sur le moment).
Cliquez sur « Ajouter une ligne ». Vous pouvez :
- Chercher un article existant par référence ou nom
- Ajouter une ligne de texte libre (pour un titre de section)
- Ajouter un sous-total pour structurer le devis
Ajustez les quantités, les prix unitaires, le taux TVA par ligne si nécessaire. Ajoutez une note interne (visible uniquement par vous) et un commentaire client (visible sur le PDF).
Cliquez sur « Aperçu PDF » pour vérifier la mise en page. Si tout est correct, cliquez sur « Envoyer par email » pour envoyer le devis au client avec un lien de signature en ligne.
Quand le client accepte le devis, cliquez sur « Convertir en facture ». Toutes les lignes du devis sont reprises automatiquement dans la facture avec le numéro suivant.
Cliquez sur dans le menu. Vous voyez le calendrier avec les techniciens en colonnes (vue semaine) ou en liste (vue jour).
Cliquez sur un créneau libre ou sur « + Nouveau RDV ». Sélectionnez : type d'intervention (entretien, dépannage, installation…), client, site, technicien, date et heure.
Renseignez la description du travail prévu, la durée estimée et les notes internes (visible par le technicien sur l'app mobile).
Sur le smartphone Android du technicien, ouvrez le Google Play Store et cherchez « KeydyApp ». Installez l'application.
Ouvrez l'application. Entrez l'adresse du serveur (communiquée par email), puis l'email et le mot de passe du technicien.
L'app demande de définir un code PIN à 4 chiffres pour le pointage rapide. Ce code sera utilisé chaque jour pour pointer l'arrivée et le départ.
Acceptez les permissions demandées : caméra (photos terrain), localisation (GPS pour navigation), notifications (nouveaux RDV et messages).
Avant de basculer en production, vérifiez les points suivants :