1. Connexion et navigation

Se connecter

Ouvrez votre navigateur (Chrome ou Edge recommandé) et allez sur l'adresse de votre Keydy (ex: votre-societe.keydy.be). Entrez votre email et mot de passe.

Le tableau de bord

Après connexion, vous arrivez sur le tableau de bord qui présente en un coup d'oeil :

• Chiffre d'affaires du mois — montant facturé ce mois
• Devis en attente — nombre de devis non encore acceptés
• Factures impayées — montant des factures en retard de paiement
• RDV du jour — liste des interventions planifiées aujourd'hui
• Dernières activités — fil des dernières actions (factures, devis, interventions)

Le menu principal

Le menu se trouve sur la gauche de l'écran. Il donne accès à toutes les sections :

Mon profil

Cliquez sur votre nom en haut à droite pour accéder à votre profil. Vous pouvez y modifier votre mot de passe, votre photo de profil et vos préférences de notification.

2. Gestion des clients

Liste des clients

Accédez à Clients dans le menu. La liste affiche tous vos clients avec nom, ville, téléphone et statut. Utilisez la barre de recherche pour chercher par nom, code postal, téléphone ou n° TVA.

Créer un nouveau client

Fiche client détaillée

Cliquez sur un client pour ouvrir sa fiche complète. Vous y trouvez :

• Informations — coordonnées, TVA, notes
• Sites — adresses d'intervention (un client peut avoir plusieurs sites)
• Installations — chaudières, ECS, PAC enregistrées par site
• Historique — tous les devis, factures, interventions et attestations liés au client
• Documents — fichiers PDF téléchargeables (attestations, bons de travail, factures)

Ajouter un site d'intervention

Importer des clients

Pour un import en masse, allez dans Clients > Importer. Préparez un fichier Excel avec les colonnes suivantes :

• Nom (ou Raison sociale)
• Prénom (si particulier)
• Adresse, Code postal, Ville
• Téléphone, Email
• N° TVA (si société)

Glissez le fichier dans la zone d'import. Le système détecte automatiquement les colonnes et affiche un aperçu avant validation.

3. Devis

Créer un devis

Types de lignes

Envoyer un devis par email

Cycle de vie d'un devis

Un devis passe par les statuts suivants :

• Brouillon — en cours de rédaction, non envoyé
• Envoyé — envoyé au client, en attente de réponse
• Accepté — le client a signé (en ligne ou manuellement)
• Refusé — le client a décliné l'offre
• Facturé — le devis a été converti en facture

Convertir un devis en facture

Lorsqu'un devis est accepté, cliquez sur « Convertir en facture ». Toutes les lignes, quantités et prix sont repris automatiquement. La facture reçoit le numéro suivant dans la séquence.

4. Facturation

Créer une facture

Il y a 3 manières de créer une facture :

1. Depuis un devis accepté — cliquez sur « Convertir en facture » (recommandé)
2. Depuis une intervention clôturée — cliquez sur « Facturer » dans l'intervention
3. Manuellement — Factures > + Nouvelle facture

Éléments d'une facture

• Numéro — généré automatiquement (ex: FA2026-0043)
• Communication structurée — générée automatiquement au format belge +++xxx/xxxx/xxxxx+++
• Date de facturation — date du jour par défaut, modifiable
• Date d'échéance — calculée selon les conditions de paiement configurées
• Lignes — articles, main d'oeuvre, forfaits, zone de déplacement
• TVA — calculée automatiquement (6%, 21%, 0% selon les lignes et le type de site)

Envoyer une facture

Suivi des paiements

Les statuts de paiement sont :

• Non payée — en attente de paiement
• Payée partiellement — un acompte a été reçu
• Payée — le montant total a été réglé
• En retard — la date d'échéance est dépassée

Pour marquer une facture comme payée manuellement (virement reçu), cliquez sur « Marquer comme payée » et indiquez la date de paiement.

Rappels de paiement

Keydy envoie automatiquement des rappels par email pour les factures en retard :

• 1er rappel — 30 jours après l'échéance
• 2e rappel — 60 jours
• 3e rappel — 90 jours (mise en demeure)

Les rappels sont envoyés uniquement au client (jamais en interne). Vous pouvez les désactiver ou ajuster les délais dans Paramètres > Facturation.

Notes de crédit

Pour annuler partiellement ou totalement une facture :

Facturation depuis intervention

Lorsqu'un technicien clôture une intervention via KeydyApp, les articles utilisés, la main d'oeuvre et la zone de déplacement sont automatiquement pré-remplis. Il suffit de cliquer sur « Facturer » depuis l'intervention pour générer la facture en un clic.

5. Planning et rendez-vous

Vue du planning

Le planning est accessible via Planning. Il propose 3 vues :

• Vue jour — toutes les interventions du jour, par technicien
• Vue semaine — vue d'ensemble de la semaine avec les techniciens en colonnes
• Vue mois — calendrier mensuel avec les RDV en miniature

Chaque technicien a sa propre couleur pour un repérage visuel rapide. Les absences (congés, maladie) apparaissent en grisé sur le planning.

Créer un rendez-vous

Modifier ou déplacer un RDV

Cliquez sur un RDV existant pour l'ouvrir. Vous pouvez modifier tous les champs. Les modifications sont synchronisées immédiatement sur l'app mobile du technicien.

6. Interventions

Cycle de vie d'une intervention

• Planifiée — le RDV est créé, en attente d'exécution
• En cours — le technicien a pointé son arrivée
• Clôturée — rapport rempli, signature client obtenue
• Facturée — la facture a été générée

Détail d'une intervention

Chaque intervention contient :

• Informations — client, site, type, technicien, date/heure
• Rapport de travail — travaux effectués, travaux à prévoir, devis à établir
• Articles utilisés — pièces, main d'oeuvre, forfaits ajoutés par le technicien
• Photos — photos prises par le technicien sur le terrain
• Signatures — signature du technicien et du client
• Attestation — si entretien, l'attestation officielle liée
• Bon de travail PDF — généré automatiquement à la clôture

Facturer une intervention

Depuis l'intervention clôturée, cliquez sur « Facturer ». Les articles, la main d'oeuvre et la zone de déplacement sont repris automatiquement dans la facture.

7. Contrats de maintenance

Créer un contrat

Suivi des contrats

Le tableau des contrats affiche pour chaque contrat :

• Le statut (actif, expiré, à renouveler)
• La prochaine échéance
• L'historique des interventions liées au contrat
• La facturation récurrente associée

8. Attestations

Attestation d'entretien

L'attestation d'entretien est le document officiel prouvant que l'entretien d'une installation a été réalisé conformément à la réglementation belge.

Attestation de mise en service

Même processus que l'attestation d'entretien, mais pour la première mise en service d'une installation neuve. Le formulaire inclut des champs spécifiques : date d'installation, référence du PV, données techniques initiales.

Conformité régionale

Les attestations sont conformes aux exigences :

• Wallonie — format officiel SPW
• Bruxelles — format Bruxelles Environnement
• Flandre — format VEKA

9. Chantiers et états d'avancement

Créer un chantier

États d'avancement

Les états d'avancement permettent de facturer progressivement un chantier :

Récapitulatif financier

Le récapitulatif du chantier affiche en temps réel :

• Montant du marché — total du devis + avenants
• Montant facturé — total des factures émises
• Reste à facturer — différence entre marché et facturé
• Acomptes reçus — paiements anticipés

Avenants

Pour les travaux supplémentaires ou modifications :

10. Messagerie interne

Envoyer un message

La messagerie permet la communication directe entre le bureau et les techniciens terrain.

Discussions de groupe

Créez des groupes de discussion pour communiquer avec une équipe (ex: « Équipe chauffage », « Tous les techniciens »). Les messages sont visibles par tous les membres du groupe.

11. KeydyApp — Application mobile technicien

Écran d'accueil

Après connexion, le technicien voit son agenda du jour : liste des RDV avec le client, l'adresse, le type d'intervention et l'heure. Un tap sur l'adresse ouvre la navigation GPS (Google Maps).

Pointage

Le technicien pointe son arrivée et son départ de chaque intervention :

Pendant l'intervention

Attestation depuis l'app

Pour les entretiens, l'attestation est remplie directement depuis l'app :

Clôturer l'intervention

Autres fonctions

• Messagerie — recevoir et envoyer des messages au bureau
• Demande de congés — par jour ou demi-journée, avec photo du certificat si maladie
• Création client/site — enregistrer un nouveau client ou site directement depuis le terrain
• Mode hors ligne — toutes les données sont sauvegardées localement et synchronisées au retour du réseau

12. Paramètres et administration

Les paramètres sont accessibles via Paramètres dans le menu (réservé aux administrateurs).

Organisation

• Nom, adresse, TVA, BCE — informations légales de la société
• Logo — utilisé sur tous les documents (devis, factures, attestations, bon de travail)
• Coordonnées bancaires — IBAN et BIC affichés sur les factures
• Email d'envoi — adresse utilisée pour l'envoi des documents par email

Facturation

• Préfixes — format de numérotation des factures, devis et notes de crédit
• Conditions de paiement — délai par défaut (15, 30, 60 jours)
• Mentions légales — texte en bas de facture/devis
• Rappels — délais et activation des rappels automatiques
• Paiement en ligne — configuration Stripe / Mollie (Bancontact, carte, Payconiq)

Articles

• Catalogue — liste de tous les articles (pièces, main d'oeuvre, forfaits)
• Catégories — organisation par type (Chauffage, Sanitaire, MO…)
• Import / Export — import en masse via Excel, export du catalogue

Zones de déplacement

• Zones — noms, codes postaux et forfaits de déplacement
• Zone par défaut — utilisée si le code postal du client n'est dans aucune zone

Utilisateurs

• Créer / modifier / désactiver des comptes utilisateurs
• Rôles : Administrateur, Bureau, Technicien
• Couleur de planning par technicien
• Accès KeydyApp — activer/désactiver l'app mobile par utilisateur

Employés et RH

• Fiches employés — données personnelles, contrat, ancienneté
• Congés — validation des demandes depuis le bureau
• Pointage — suivi des heures prestées par technicien

Portail client

• Activation — activer le portail client en marque blanche
• Branding — logo et couleurs de votre société (pas de mention Keydy)
• Sous-domaine — votre-societe.keydy.be ou domaine personnalisé
• Fonctions — consultation devis/factures, signature, paiement, demande SAV

Besoin d'aide ?